Le métier d'assistant administratif pour un constructeur de maison

Quelles sont les missions de l’assistant administratif ?

L’assistant administratif est un professionnel qui joue un rôle important dans la bonne gestion de notre entreprise et dans la gestion de votre projet de construction. Il s’agit de l’une des personnes qui vous accompagne tout au long de votre projet. Sous la responsabilité du dirigeant, l’assistant administratif participe aux tâches de gestion administrative et financière des projets, de suivi de dossier et aux relations avec les clients, les fournisseurs, prestataires externes tel que banques et notaires mais est également la personne qui fait le lien entre les différents services de l’entreprise.

• Votre premier interlocuteur

Selon l’organisation du constructeur, l’assistant administratif ou le chargé de communication est votre premier interlocuteur dans l’entreprise. Lors de cette première prise de contact par téléphone, il accueille votre demande. L’objectif de cet entretien est de s’assurer de la faisabilité et de la maturité de votre projet afin de vous programmer un premier rendez-vous avec les commerciaux.

• Avant la construction

L’assistant administratif vous rencontre dès la signature de votre contrat pour vous donner tous les documents dont vous avez besoin. Il récolte toutes les informations et les signatures nécessaires à la bonne gestion de votre dossier. Ce premier rendez-vous physique représente également une réunion, durant laquelle, l’assistant administratif répond à toutes vos questions concernant les démarches administratives et son accompagnement. Vous échangez avec lui sur le suivi des documents relatifs à votre contrat. Il s’agit d’un professionnel qui réalise une réelle mise au point sur l’ensemble des éléments de votre projet. L’une des autres missions importantes de l’assistant administratif est de vous informer et de vous épauler dans les démarches avec les interlocuteurs externes. Il coordonne et suit votre dossier financier, identifie les sources de financement et valide votre dossier avec les partenaires financiers. Il se positionne comme un véritable intermédiaire entre vous et les entreprises partenaires (banque, notaire, agence immobilière…) tout au long du projet. Avant le lancement de la construction, il vous accompagne également dans les différentes démarches comme le dépôt de permis, le raccordement au réseau d’eau, le raccordement au réseau d’électricité, …

• Pendant la construction 

La relation entre l’assistant administratif et le client se construit à travers les nombreux échanges par mail, par téléphone et à travers les rencontres physiques. Tout au long de la construction de votre maison, l’assistant administratif est un garant du bon déroulement de l’avancement de votre dossier. Toutes les informations qui transitent par lui sont systématiquement gérées et permettent le passage d’une étape à l’autre dans un bref délai. L’assistant administratif continue également de vous accompagner dans les tâches administratives. Il reste en contact avec les différents partenaires financiers et il s’assure de l’envoi des appels de fonds tout au long du projet. Il représente votre interlocuteur principal qui assure le contact avec l’entreprise et les parties prenantes externes.

• Après la construction 

Une fois la construction de votre maison achevée, l’assistant administratif vous reçoit dans les locaux. Cette rencontre permet à ce dernier de récolter votre signature pour les différents documents administratifs relatifs à la fin du chantier et à la remise des clés. Il s’agit d’un moment convivial, durant lequel une cérémonie est organisée pour la remise de clés de votre maison. Votre aventure avec l’assistant administratif ne s’arrête pas là ! Une fois les clés de votre maison remises, il réalise la déclaration d’achèvement de votre maison auprès de la mairie. Avant, pendant et après la construction, l’assistant administratif reste disponible pour vous accompagner et répondre à vos requêtes. 

• Autres missions 

Au-delà de la réalisation des tâches administratives et financières, l’assistant administratif est garant du bon fonctionnement quotidien de l’entreprise. Il favorise la cohésion au sein de la société avec les collaborateurs des services commerciaux, techniques, ou de gestion. Grâce à sa communication avec les différentes personnes de l’entreprise et les interlocuteurs externes, il se positionne comme un pivot central dans la bonne gestion des dossiers.

Savoir-faire et savoir-être de l’assistant administratif

L’assistant administratif participe à la gestion et à l’organisation de l’entreprise. Pour mener à bien son travail, il est rigoureux, organisé et autonome. Cette personne, assurant de nombreuses tâches administratives et financières, doit faire preuve d’autonomie, de méthode et d’esprit d’initiative. De nombreuses compétences telles que des compétences en secrétariat, en comptabilité, en informatique et en gestion du personnel des entreprises, sont requises. Véritable interlocuteur entre les différentes parties prenantes internes et externes à l’entreprise, la communication et les capacités relationnelles de l’assistant administratif sont très importantes. Les missions de ce dernier, exigent du savoir-être et de la souplesse dans les relations avec les interlocuteurs afin d’assurer une bonne gestion de votre dossier.